4. Tipos de Stand a contratar. Stands modulares panelados o solo espacio. Características:

1. Los expositores de CULTOUR 2011 deben ser proveedores de servicios o productos turísticos u organizaciones directa o indirectamente relacionadas con el turismo cultural y de patrimonio de todo el mundo: city breaks, arqueología, ciudades del arte, lugares históricos, eventos culturales, cultura indígena, festivales regionales, rutas históricas, eventos religiosos, peregrinaciones, festivales musicales o conciertos, danza, teatro, espectáculos musicales, museos, visitas a bodegas, gastronomía, festivales étnicos, viajes científicos, rutas del vino, eventos deportivos, cruceros científicos, eventos folclóricos....
2. Se requiere la adquisición de al menos un stand individual, compartido o múltiple o de 12 m2 de espacio para poder participar.
3. Los expositores que contraten “solo espacio” pueden usar la empresa que quieran para la construcción y montaje de su stand, siempre respetando las reglas del Centro de Congresos.
4. A cada stand individual, compartido o múltiple se le proveerá con agendas de citas, así como a la modalidad de solo espacio. El número máximo de citas por agenda se detalla en el formulario de registro.
5. El registro se considerará en vigor cuando sea recibido por G.S.A.R. Marketing al ser aceptadas las reglas y condiciones de CULTOUR por el expositor. Como tal, el expositor estará obligado al pago del espacio contratado.
6. Los participantes deben ser empleados de la empresa / organización que contrate el stand y su uso está restringido a la empresa / organización que aparece en el registro.
7. El número máximo de delegados permitidos en el stand individual son tres. Para stands compartidos, uno por empresa. Para stands múltiples, cuatro. Para la modalidad de solo espacio, cuatro.
8. Solamente el nombre de la empresa contratante puede aparecer en el rótulo del stand -individual o múltiple-. Para stands compartidos aparecerán los nombres de las 2 empresas. Para el stand múltiple, los nombres de las empresas participantes -hasta cuatro- se situarán, bien en la pared trasera del stand, o en las mesas.
9. En el Directorio aparecerá el perfil de la empresa registrada (stand individual), dos perfiles para el stand compartido y hasta cuatro perfiles –si los delegados son de diferentes empresas- para el stand múltiple y solo espacio.
10. Se requiere un depósito de EUR 1.000 a pagar mediante tarjeta de crédito con el registro. Depósito que será reembolsable bajo las normas de cancelación especificadas abajo en el punto #16. El pago total debe realizarse dentro de los 30 días siguientes al registro. Si el registro se hace dentro de los 45 días antes del comienzo de CULTOUR, se deberá hacer el pago total en un máximo de 3 días por transferencia bancaria.
11. Se aplicarán diferentes descuentos por pronto pago sobre el precio del stand como sigue: 20% a los registros pagados hasta el 28 de Febrero, 2011. 10% entre el 1 y el 31 de Marzo, 2011. Se facturará el precio total del stand y se reembolsará el equivalente al descuento que corresponda según la fecha de pago.
12. Para el pago del stand múltiple, o el solo espacio, se hará una sola factura, que será abonada por la organización o empresa contratante, siendo la responsabilidad de ésta el cobro a sus empresas co-expositoras.
13. La ubicación de los stands se asigna por países y regiones cuando sea posible.
14. Se permiten decoraciones especiales en áreas para identificar países, regiones o empresas. El coste a cargo de los proveedores.
15. Las decoraciones y displays no deben sobrepasar las medidas del stand contratado y deben ser aprobadas por GSAR Marketing.
16. Las cancelaciones deben ser hechas por escrito y enviadas por correo, email o fax, bajo las siguientes condiciones: Cancelaciones recibidas hasta el 28 de Febrero, 2011 serán reembolsables, menos EUR 500,00 de gastos de gestión. Entre el 1 y el 31 de Marzo, 2011 recibirán el 50% del reembolso total. No se reembolsarán las cancelaciones recibidas a partir del 1 de Abril, 2011.
17. La tarjeta de identificación, agenda de citas y directorio serán entregadas al primer delegado que se registre. Todos los cargos deberán pagarse antes de entregarse la documentación.
18. Todas aquellas comisiones bancarias y cargos deducidos por el banco utilizado por el expositor deben ser abonados en efectivo en el mostrador de registro en la sede.
19. No se permite entrar en el recinto de CULTOUR sin la tarjeta de identificación de solapa.
20. Cada delegado debe llevar su tarjeta de identificación durante todas las funciones oficiales. En caso de perdida, se emitirá una nueva al coste de EUR 100,00.
21. No se permite intercambiar identificaciones. Las tarjetas intercambiadas serán confiscadas.
22. La fecha tope para la solicitud de tarjetas de identificación es el 20 de Mayo, 2011. Después de dicha fecha, cualquier cambio de nombre incurrirá un cargo adicional de EUR 35,00. Registros posteriores a esta fecha no tendrán agenda de citas preestablecidas.
23. Para que el perfil del proveedor aparezca en el Directorio, GSAR Marketing deberá recibirlo antes del 20 de Mayo, 2011.
24. Registros posteriores al 20 de Mayo, 2011 no tendrán agenda de citas preestablecidas.
25. Para aquellas compañías u organizaciones que deseen hacer publicidad en el directorio, ésta debe tener el formato apropiado y enviado por email antes del 20 de Mayo, 2011. No se harán reembolsos para aquellos que no envíen con tiempo el material requerido para incluir la publicidad en el directorio.
26. No se permite realizar funciones privadas durante el horario oficial de CULTOUR. De no cumplirse se le podría prohibir su participación en futuras CULTOUR.
27. No se permite el abandono del stand antes de las 12:00 del mediodía del día 24 de Junio de 2011.
28. La distribución de material del expositor se hará sólo dentro del stand. Material encontrado en otros lugares será confiscado.
29. La venta de publicidad y cualquier otra actividad comercial ajena a la función de CULTOUR en el recinto de CULTOUR queda tajantemente prohibida.
30. El proveedor acepta no responsabilizar a GSAR Marketing, S.L. contra cualquier daño, pérdida o cargo que resulte de la ocupación del espacio asignado.
31. Si se creara algún tipo de riesgo extraordinario, o debido a huelgas, actos de guerra, levantamientos políticos o sociales, condiciones extremas de clima, desastres naturales o similares, GSAR Marketing tendrá derecho de determinar las acciones a tomar con respecto a CULTOUR. En caso de que GSAR Marketing cancele, posponga o limite CULTOUR por razones de seguridad, o por las condiciones reseñadas anteriormente, ni GSAR, ni ninguno de sus empleados o directivos serán responsables respecto a dichas cancelaciones o limitaciones, y su fallo en realizar u ofrecer cualquiera otras obligaciones o servicios en referencia a CULTOUR no constituirá la rotura de contrato u obligación por parte de GSAR Marketing, S.L.
32. El registro no incluye ningún tipo de seguro: personal, robo, médico, responsabilidad civil, etc. Es responsabilidad del participante el contratarlo por su cuenta, si así lo desea.
33. GSAR Marketing no será responsable de ningún cargo financiero incurrido por parte de los delegados individuales, ni por las empresas proveedoras.
34. Todos los puntos no cubiertos en este documento están sujetos a la aprobación de GSAR Marketing, SL. Es entendido y acordado que el fallo de incumplir por parte del participante cualquiera de las reglas oficiales puede prohibir su asistencia actual o a futuras ediciones de CULTOUR.